الفصل الثامن عشر: الخصوصية وتوثيق الحالات (2/12)

١. فتح ملف الحالة

يُفتح ملف الحالة بعد قبول طلب الاستقبال للدراسة، لا بمجرد زيارة الموقع أو إرسال سؤال عام. ويُبلغ طالب العلاج بأن ملفًا سيُنشأ، وما غرضه، وما البيانات الأساسية التي سيحويها، ومن يستطيع الوصول إليه. وإذا كان التواصل استفسارًا لا يحتاج إلى ملف، فلا يتحول تلقائيًا إلى سجل علاجي دائم.

يتضمن الملف الحد الأدنى اللازم: الرقم الكودي، وتاريخ فتحه، والاسم الأول أو الاسم المختار للتواصل، والعمر أو الفئة العمرية، والبلد أو المنطقة الزمنية عند الحاجة، ووصف المشكلة، وتاريخ الأعراض، ومعلومات السلامة، والرعاية الطبية والنفسية القائمة، والقرارات والإجراءات والمتابعة. ولا تُجمع تفاصيل عائلية أو دينية أو مالية لا تؤثر في الغرض.

ويُسجل مصدر كل معلومة: هل قالها طالب العلاج؟ هل وردت في تقرير؟ هل لاحظها موظف؟ هل استنتجها المركز؟ كما يُسجل تاريخ الإضافة ومن قام بها، ولا تُعدل نتيجة قديمة لتبدو متفقة مع حكم لاحق؛ بل تُضاف المعلومة الجديدة مع الحفاظ على التسلسل.

ولا يفتح شخص حالة كاملة لآخر بالغ قادر على القرار من غير موافقته، ولا تُقبل صورة طرف ثالث بقصد الكشف عليه. وفي حالة القاصر أو من يحتاج إلى حماية خاصة، تُثبت صفة الولي أو المسؤول وتُراعى موافقة تناسب قدرة صاحب الحالة على الفهم.