الفصل الثامن عشر: الخصوصية وتوثيق الحالات (4/12)

تُحفظ المستندات الطبية منفصلة عن الملخص التشغيلي، ويُسجل نوع المستند وتاريخه ومصدره. ولا يكتب موظف المركز تشخيصًا من عنده؛ بل ينقل: «ورد في التقرير المؤرخ…» أو «ذكر طالب العلاج أن طبيبه شخّص…». وإذا فسر مختص طبي النتيجة، يُذكر اسمه المهني ونطاق مراجعته بإذن مناسب.

ويقتصر الوصول إلى البيانات الطبية على من يحتاجها لاتخاذ قرار سلامة أو متابعة الحالة. لا تُرسل في مجموعات عامة، ولا تُحفظ في أجهزة شخصية أو حسابات غير معتمدة، ولا تُطبع بلا حاجة. وعند تنزيل نسخة للعمل المؤقت تُحذف من موضعها المؤقت بعد إتمام الغرض.

ولا يؤدي حفظ تقرير طبي إلى منح المركز حق استخدامه في إعلان أو بحث. فالعلاج، والنشر، والبحث أغراض مختلفة، ولكل منها أساس وموافقة ونطاق وصول خاص.

٤. مدة الاحتفاظ بالبيانات

لا توجد مدة واحدة تصلح لكل البيانات. فبيانات الاتصال تختلف عن المستند الطبي، والسجل المالي يختلف عن تسجيل صوتي، وقاعدة البحث المنزوعة الهوية تختلف عن ملف علاج نشط. لذلك تعتمد إدارة المركز جدول احتفاظ مكتوبًا يحدد لكل فئة: الغرض، وبداية حساب المدة، ومدتها، ومن يراجعها، وما يحدث عند انتهائها.

ولا يضع هذا الكتاب عدد سنوات من غير قرار قانوني وتشغيلي معتمد؛ لأن الرقم المنشور يصبح التزامًا وقد يكون أقصر أو أطول مما يسمح به الغرض أو القواعد الواجبة. قبل تطبيق السياسة على الموقع يجب اعتماد مدد رقمية، وتاريخ سريان، وآلية مراجعة، وإظهارها لطالب العلاج بلغة واضحة.