الصفحة 311 من 347
الفصل الثامن عشر: الخصوصية وتوثيق الحالات (5/12)
يبدأ احتساب مدة الملف المغلق من تاريخ الإغلاق أو آخر تواصل جوهري وفق ما تعتمد السياسة، لا من تاريخ أول رسالة بالضرورة. وتُراجع الملفات القديمة دوريًا، ولا يصبح النسيان وسيلة احتفاظ. وعندما يستمر سبب مشروع للاحتفاظ بجزء، يُحذف ما لا يلزم بدل إبقاء الملف كله.
نوع البيانات
غرض الاحتفاظ
قرار نهاية المدة
بيانات الاتصال
إدارة التواصل والعودة إلى طالب العلاج
حذفها أو فصلها عند انتهاء الغرض ما لم يوجد التزام معتمد
ملف الحالة
التقييم والإجراء والمتابعة ومراجعة النتيجة
إغلاقه ثم تطبيق مدة الأرشفة المعلنة
الصور والتسجيلات
الغرض المحدد الذي وافق عليه طالب العلاج
حذف الأصل عند انتهاء الغرض ما لم توجد موافقة مستقلة أخرى
المستندات الطبية
السلامة وفهم الرعاية القائمة وتوثيق النتيجة
الاحتفاظ بالجزء اللازم فقط ثم الحذف وفق السياسة
بيانات البحث المنزوعة الهوية
التحليل والمراجعة وتطوير المنهج
مراجعة دورية للحاجة وإمكان إعادة التعرف
السجلات المالية
إثبات الخدمة أو التبرع والالتزامات النظامية
تُحفظ منفصلة وفق المدة المالية المعتمدة
٥. حق طالب العلاج في طلب الحذف
يستطيع طالب العلاج أن يطلب عبر القناة الرسمية حذف بياناته أو صورة أو تسجيل أو مستند بعينه، مستخدمًا رقم الحالة وما يكفي للتحقق من أنه صاحب الطلب. يؤكد المركز استلام الطلب، ويحدد ما سيُحذف وما قد يتعذر حذفه مؤقتًا ولماذا، ثم يوثق التنفيذ من غير الاحتفاظ بنسخة خفية من المحتوى المحذوف.
نصّ الكتاب توعوي، وليس تشخيصًا ولا بديلًا عن الطبيب أو المختص النفسي. لا توقف دواءً ولا تؤجل علاجًا بسببه.