٤. مدة الاحتفاظ بالبيانات — الفصل الثامن عشر: الخصوصية وتوثيق الحالات

٤. مدة الاحتفاظ بالبيانات

لا توجد مدة واحدة تصلح لكل البيانات. فبيانات الاتصال تختلف عن المستند الطبي، والسجل المالي يختلف عن تسجيل صوتي، وقاعدة البحث المنزوعة الهوية تختلف عن ملف علاج نشط. لذلك تعتمد إدارة المركز جدول احتفاظ مكتوبًا يحدد لكل فئة: الغرض، وبداية حساب المدة، ومدتها، ومن يراجعها، وما يحدث عند انتهائها.

ولا يضع هذا الكتاب عدد سنوات من غير قرار قانوني وتشغيلي معتمد؛ لأن الرقم المنشور يصبح التزامًا وقد يكون أقصر أو أطول مما يسمح به الغرض أو القواعد الواجبة. قبل تطبيق السياسة على الموقع يجب اعتماد مدد رقمية، وتاريخ سريان، وآلية مراجعة، وإظهارها لطالب العلاج بلغة واضحة.

يبدأ احتساب مدة الملف المغلق من تاريخ الإغلاق أو آخر تواصل جوهري وفق ما تعتمد السياسة، لا من تاريخ أول رسالة بالضرورة. وتُراجع الملفات القديمة دوريًا، ولا يصبح النسيان وسيلة احتفاظ. وعندما يستمر سبب مشروع للاحتفاظ بجزء، يُحذف ما لا يلزم بدل إبقاء الملف كله.

نوع البيانات

غرض الاحتفاظ

قرار نهاية المدة

بيانات الاتصال

إدارة التواصل والعودة إلى طالب العلاج

حذفها أو فصلها عند انتهاء الغرض ما لم يوجد التزام معتمد

ملف الحالة

التقييم والإجراء والمتابعة ومراجعة النتيجة

إغلاقه ثم تطبيق مدة الأرشفة المعلنة

الصور والتسجيلات

الغرض المحدد الذي وافق عليه طالب العلاج

حذف الأصل عند انتهاء الغرض ما لم توجد موافقة مستقلة أخرى

المستندات الطبية

السلامة وفهم الرعاية القائمة وتوثيق النتيجة

الاحتفاظ بالجزء اللازم فقط ثم الحذف وفق السياسة

بيانات البحث المنزوعة الهوية

التحليل والمراجعة وتطوير المنهج

مراجعة دورية للحاجة وإمكان إعادة التعرف

السجلات المالية

إثبات الخدمة والالتزامات النظامية

تُحفظ منفصلة وفق المدة المالية المعتمدة

٥. حق طالب العلاج في طلب الحذف

يستطيع طالب العلاج أن يطلب عبر القناة الرسمية حذف بياناته أو صورة أو تسجيل أو مستند بعينه، مستخدمًا رقم الحالة وما يكفي للتحقق من أنه صاحب الطلب. يؤكد المركز استلام الطلب، ويحدد ما سيُحذف وما قد يتعذر حذفه مؤقتًا ولماذا، ثم يوثق التنفيذ من غير الاحتفاظ بنسخة خفية من المحتوى المحذوف.

ليس كل طلب حذف مساويًا لمحو كل أثر فورًا. قد توجد سجلات مالية أو التزامات حماية أو نزاع قائم أو نسخة احتياطية تُدار بدورة حذف محددة. لكن الاستثناء لا يكون عبارة عامة؛ يُحدد نوع البيانات والأساس والمدة، ويُقيد الوصول. وعند انتهاء السبب تُستكمل الإزالة.

أما البيانات البحثية التي نُزعت هويتها على نحو لا يسمح بصورة معقولة بإعادة ربطها بصاحب الحالة، فقد لا يكون من الممكن استخراج سجل فردي منها. لذلك يجب شرح هذا قبل إدخال البيانات في مجموعة البحث، وعدم الادعاء بأنها مجهولة الهوية إذا بقيت تفاصيل نادرة أو مفاتيح تسمح بإعادة التعرف.

وسحب الموافقة على النشر يوقف الاستخدامات الجديدة، وتُزال المادة من القنوات التي يسيطر عليها المركز بقدر الإمكان. أما النسخ التي حفظها آخرون أو فهارس خارج السيطرة فقد لا يمكن ضمان محوها بالكامل؛ ولهذا يجب أن يفهم طالب العلاج نطاق النشر قبل الموافقة، لا بعد وقوعه.