٢. الاسم الأول والرقم الكودي — الفصل الثامن عشر: الخصوصية وتوثيق الحالات

٢. الاسم الأول والرقم الكودي

يستخدم المركز الاسم الأول أو اسمًا يختاره طالب العلاج للتواصل اليومي، ويمنح ملف الحالة رقمًا كوديًا فريدًا لا يكشف سنة الميلاد أو المحافظة أو رقم الهاتف أو ترتيبًا يسهل تخمينه. ويصبح الرقم هو المرجع في الملاحظات الداخلية والمواعيد والمتابعة، بدل تكرار الاسم الكامل والصورة.

لا تعني الكَودنة إخفاء الهوية كاملًا؛ فقد يستطيع من يملك جدول الربط معرفة صاحب الحالة. لذلك يُحفظ جدول الربط بين بيانات الاتصال والرقم في موضع منفصل بصلاحية أضيق، ولا يُنسخ إلى قاعدة البحث أو التقارير التعليمية. ويجب ألا يظهر الرقم نفسه على مستند منشور إذا كان يمكن ربطه بملف داخلي.

إذا احتاج إيصال مالي أو التزام نظامي إلى الاسم القانوني، يُحفظ السجل المالي منفصلًا عن الملف الروحاني والطبي، ويُربط عند الضرورة بمعرف داخلي محدود. ولا يُكتب التشخيص أو وصف الحالة على إيصال أو رسالة دفع أكثر مما يلزم.

الحد الأدنى: الاسم الكامل وصورة الهوية والعنوان التفصيلي ليست شروطًا افتراضية لفتح ملف. تُطلب فقط إذا وُجد غرض مشروع محدد لا يتحقق ببديل أقل حساسية.

٣. حفظ البيانات الطبية

قد يرسل صاحب الحالة تقريرًا أو تحليلًا أو وصفة أو صورة أشعة لتوضيح الرعاية القائمة. لا يطلب المركز الملف الطبي كاملًا إذا كان السؤال يحتاج صفحة أو نتيجة محددة، ويشجع طالب العلاج على طمس البيانات غير اللازمة قبل الإرسال. وإذا وصل مستند زائد، يُراجع الاحتياج إليه ولا يُتداول لمجرد أنه أُرسل.

تُحفظ المستندات الطبية منفصلة عن الملخص التشغيلي، ويُسجل نوع المستند وتاريخه ومصدره. ولا يكتب موظف المركز تشخيصًا من عنده؛ بل ينقل: «ورد في التقرير المؤرخ…» أو «ذكر طالب العلاج أن طبيبه شخّص…». وإذا فسر مختص طبي النتيجة، يُذكر اسمه المهني ونطاق مراجعته بإذن مناسب.

ويقتصر الوصول إلى البيانات الطبية على من يحتاجها لاتخاذ قرار سلامة أو متابعة الحالة. لا تُرسل في مجموعات عامة، ولا تُحفظ في أجهزة شخصية أو حسابات غير معتمدة، ولا تُطبع بلا حاجة. وعند تنزيل نسخة للعمل المؤقت تُحذف من موضعها المؤقت بعد إتمام الغرض.

ولا يؤدي حفظ تقرير طبي إلى منح المركز حق استخدامه في إعلان أو بحث. فالعلاج، والنشر، والبحث أغراض مختلفة، ولكل منها أساس وموافقة ونطاق وصول خاص.